Tilbud

Skal I aflevere et tilbud?


Der kan være flere årsager til, at I står i en situation, hvor I skal udforme et tilbud ifm. et offentligt udbud eller licitation. I kan være inviteret direkte af Ordregiver via en udbudsportal, I har måske igangsat en udbudsovervågningsproces, eller I er igennem kontakter, meddelelser i presse, Ordregivers hjemmeside e.l. blevet gjort opmærksom på et udbud. 


Med over 10 års erfaring som udbudskonsulent for offentlige virksomheder, er "det gode tilbud" noget, som er svært at definiere 100% og alligevel ved man det, når man ser det.


Det kan være relativt banale ting som stave- og grammatikkontrol, dokumentlayout og ensartedhed, rækkefølge og overskuelighed osv. Men inden udbudskonsulenten har jeres tilbud i hænde, er der en række vigtige forudgående skridt, I som tilbyder skal foretage




Mine top 5 tip til udformning af det gode tilbud er:


1. Udpeg en projektleder, hvis primære opgave er at aikre, at alle opgaverne på jeres tjekliste udføres til tiden, samt holder øje med opdateringer i udbudsprocessen.


2. Spørg, spørg, spørg! Det er intet mere frustrerende end at have modtaget, evalueret og beregnet alle tilbud og udpeget en vinder, for først dér at konstatere, at den vindende tilbudsgiver har misforstået vitale forhold i udbudsmaterialet. En seriøs udbudskonsulent besvarer hellere end gerne adskillige spørgsmål for at sikre, at alle uklarheder er afdækket. 


3. Find hurtigst muligt ud af, om der i) må tages forbehold og ii) om der må gives tilbud på dele af et udbud.


4. Find hullerne i JERES suppe! Det kan være dyrt - og tungt, rent samarbejdsmæssigt ift. Ordregiver - at tænke "det finder vi ud af, når kontrakten er underskrevet."

Derfor skal der i tilbudsfasen skaffes entydigt overblik over, i hvor stort omfang I har tilstrækkelig kapacitet og ressourcer til at levere de(n) udbudte varer eller ydelser. 

Når I har afdækket jeres kapacitet- eller ressourcemæssige huller, skal I hurtigst muligt afdække, hvordan I kan få disse dækket. Skal der fx ansættes flere svende, købes nye firmabiler, flere materialer, råvarer, emballage osv.? Skal I måske endda have større lagerkapacitet.


5. Giv jer god tid! Ordregiver har ofte brugt mange mandetimer - op til adskillige måneder - på at udarbjede udbudsmaterialet, og der er en grund til, at der fastsættes en rimelig lang tilbudsfase, så tilbudsgiverne har mulighed for at læse materialet igennem, stille spørgsmål, beregne tilbudspriser samt færdiggøre al den krævede dokumentation. Giv jer desuden rigeligt tid selve aflevering af tilbuddet, som idag oftest foregår elektronisk; der kan ske uforudsete, tekniske udfordringer som vanskeliggør oplægning af jeres tilbud.


Kontakt os gerne for et uforpligtende tilbud

Udbudsspecialisten.dk

Egelundsvej 10

4600 Køge


CVR: 40 90 54 72